Dokumentenmanagement: Konzeption einer Dokumentenverwaltung im mittelstandischen Unternehmen

In der heutigen Zeit der hochentwickelten IT-Technologie ist das Thema "e;Dokumentenmanagement im Unternehmen"e; immer noch aktuell. Die Umsetzung bereitet teilweise noch enorme Schwierigkeiten, obwohl die IT-Technologie der jetzigen Zeit leistungsfhige Systeme anbietet. Eine Recherche bis zur Geschichte der Organisationsentwicklung und der Entwicklung der Datenverarbeitung wurde zur Ursachenanalyse herangezogen. Dies war notwendig, um hierarchische Barrieren und deren Schnittstellen richtig beurteilen zu knnen. Das wesentliche Ziel ist der Wandel von der Geschftsprozessschnittstelle zur Geschftsprozesskopplungsstelle. Das Problem der hochfunktionellen Software- bzw. Betriebssystementwicklung wird anhand von Workflows und einer sekundren Dokumentenverwaltung praktisch dargestellt. Es musste ein ganzheitlicher aber dennoch vereinfachter Ansatz als Konzeption fr ein Vorgehensmodell entwickelt werden. Die betrieblichen Ablufe werden anhand von relevanten Modellen in einem Rahmenkonzept eingebunden. Die Einfhrung eines Rahmenkonzeptes ist fr den oft schwierigen Einstieg der "e;Analyse"e; ein sinnvoller Ansatz. Die oft vorliegenden komplexen Strukturen lassen so wesentlich besser ordnen und strukturieren. Dieser Ansatz wird in folgender Struktur erfasst: - Betriebswirtschaftliche Kennzahlen und der daraus resultierenden Modelle. - Geschftsprozesse und deren anwendbaren Modelle im Rahmenkonzept. - Workflow zur Wandlung der Prozess-Schnittstelle zur Prozess-Kopplungsstelle. - Dokumentenmanagementsystem (DMS). - Sekundres DMS fr weitere Dokumente. - Ergonomische Anwendung. - Testverfahren fr ein DMS. Dieser Ansatz wird auf Grundlage eines Datenbanksystems realisiert. Am Beispiel eines besonderen Szenarios wird ein beispielhafter Diskurs praktisch umgesetzt. Die im Szenario dargestellten Beispiele sind zum Verstndnis der Vorgehensweise ausgewhlt worden. Die Methoden der Geschftsprozessmodellierung "e;Reengineering"e; und "e;kontinuierliche Verbesserung"e; werden in dieser Arbeit beispielhaft angewendet. Prinzipiell wird eine Optimierung der Geschfts- bzw. Verwaltungsprozesse durch Einfhrung eines Workflows realisiert. Die Lsung der semantischen Lcke zwischen Geschftsprozess und Workflow wird beispielhaft dargestellt. Das Datenbankmanagementsystem (DBMS) wird in diesem Zusammenhang genauer analysiert. Die beispielhafte Darstellung eines allgemeinen sekundren DMS soll an dieser Stelle vorgestellt werden. Das hochleistungsfhige Softwaretool bekannt als Dateienexplorer"e; stammt noch aus den Anfngen der Softwareentwicklung. Mit immer wachsenden Mengen von Dateien stellt sich die Frage der Ergonomie dieses Tools und der daraus resultieren praktischen Anwendung. Mit einer Dateiverwaltung der n-ten Unterordner in seiner Vielzahl wirkt dieses Tool scheinbar eher als leistungsfhiger Notverwalter. Eine bersichtliche eindeutige Dateiverwaltung kann in dieser Form kaum realisiert werden. In Anlehnung an ein E-Mail Softwaretool wird ein praktisches Beispiel in Form einer Datenbank vorgestellt. Die Abbildung bisheriger Papierdokumente in eine elektronische Form wird weiterhin anhand einer ergonomischen Sichtsweise genauer untersucht. Ebenso ist die Methode der "e;kontinuierliche Verbesserung"e; ein weiterer wesentlicher Bestandteil dieser Arbeit. Der Anwender soll das DMS in seinen verschiedenen Softwaretools richtig annehmen und anwenden knnen. Auf den Einfluss der Mitarbeiter im Unternehmen wird weiterhin nher eingegangen und beispielhaft beschrieben. Zu allen angewendeten Modellen wird zustzlich auf die Fachliteratur verwiesen, da nicht alle Komponenten und Anwendungsflle bercksichtigt werden knnen.